WhatsApp-integratie

De WhatsApp-integratie bestaat uit twee aparte onderdelen. Je kunt er één of beide gebruiken, afhankelijk van hoe je team werkt:

Berichten synchroniseren naar Bigmind: Gebruik de Bigmind-browserextensie met WhatsApp Web om klantgesprekken te synchroniseren naar Bigmind-activiteit.
Bigmind op WhatsApp: Laat geverifieerde gebruikers de Bigmind AI Agent een bericht sturen vanuit WhatsApp via het WhatsApp-nummer van Bigmind.

Dit zijn aparte workflows. Het synchroniseren van WhatsApp Web-berichten schakelt Bigmind op WhatsApp niet automatisch in, en Bigmind op WhatsApp vervangt de synchronisatie via WhatsApp Web niet.

Deel 1: Berichten synchroniseren naar Bigmind

Berichtsynchronisatie is bedoeld voor teams die WhatsApp gebruiken met klanten en die gesprekken beschikbaar willen maken in Bigmind naast meetings, e-mails, notities, todos en andere accountactiviteit.

Synchronisatie loopt via de Bigmind-browserextensie terwijl je WhatsApp Web gebruikt. Wanneer een WhatsApp-thread wordt gesynchroniseerd, slaat Bigmind het gesprek op als communicatieactiviteit en kan het worden gekoppeld aan CRM-records wanneer matching beschikbaar is.

Waar berichtsynchronisatie voor is

Klanthistorie: Houd belangrijke WhatsApp-gesprekken zichtbaar op het relevante account, contact, deal of lead.
Betere context voor follow-up: Geef reps en managers een vollediger beeld van wat er buiten meetings en e-mail is gebeurd.
Activiteitstoewijzing: Help Bigmind WhatsApp-gesprekken waar mogelijk aan de juiste CRM-records te koppelen.

Hoe berichtsynchronisatie werkt

Installeer de Bigmind-browserextensie en log in.
Open WhatsApp Web in dezelfde browser.
Gebruik de synchronisatieactie van de extensie voor de WhatsApp-thread die je naar Bigmind wilt brengen.
Bigmind slaat de gesynchroniseerde berichten op als WhatsApp-activiteit en koppelt ze aan CRM-records wanneer matching lukt.

Zie De Bigmind-extensie installeren voor algemene installatie van de extensie.

Deel 2: Bigmind op WhatsApp

Bigmind op WhatsApp is bedoeld voor gebruikers die vanuit WhatsApp met de Bigmind AI Agent willen werken. Dit is vooral nuttig voor field sales-teams die snel antwoorden nodig hebben vóór een klantbezoek, direct na een meeting notities willen vastleggen, of vanaf hun telefoon todos willen maken en bijwerken.

Wat gebruikers vanuit WhatsApp kunnen doen

Accountcontext opvragen: Vraag naar een account, aankomende meeting, recente notities, open todos of de volgende follow-up.
Notities vastleggen: Vraag Bigmind om een notitie te onthouden op een account, contact, deal of lead.
Todos maken en bijwerken: Maak een todo, lijst todos op, markeer een todo als gedaan of werk een vervaldatum bij.
Spraakberichten gebruiken: Stuur een WhatsApp-spraakbericht en Bigmind gebruikt de transcriptie als verzoek.
Werkruimtes wisselen: Als een gebruiker bij meerdere organisaties hoort, kan die kiezen welke werkruimte WhatsApp moet gebruiken.

Admin-installatie

Ga naar Settings → Communication data → WhatsApp.
Open de sectie Bigmind on WhatsApp.
Schakel Bigmind op WhatsApp in voor de werkruimte.
Bevestig de erkenning dat gegevens die gebruikers via WhatsApp delen of opvragen door Meta worden verwerkt.

Bigmind slaat op welke gebruiker de erkenning heeft geaccepteerd en wanneer dit is gebeurd. Als toestemming later wordt ingetrokken, blijft de vorige toestemmingsregistratie beschikbaar voor historische referentie.

Gebruikersinstallatie

Ga naar Settings → Profile.
Voer een telefoonnummer in onder Phone number.
Selecteer Confirm. Bigmind stuurt een verificatiecode naar dat nummer op WhatsApp.
Voer de verificatiecode in het dialoogvenster in.
Stuur na verificatie rechtstreeks een bericht naar het WhatsApp-nummer van Bigmind.

Gebruikers kunnen hun telefoonnummer loskoppelen vanaf dezelfde profielpagina. Loskoppelen verwijdert toekomstige WhatsApp-toegang voor dat nummer.

Meerdere organisaties

Als een gebruiker bij meerdere organisaties hoort waar Bigmind op WhatsApp is ingeschakeld, moet Bigmind weten welke werkruimte moet worden gebruikt. Gebruikers kunnen hun actieve werkruimte instellen via Settings → Profile, of /switch gebruiken in WhatsApp om een werkruimte te kiezen.

WhatsApp-commando's

/switch - kies de actieve werkruimte voor toekomstige WhatsApp-berichten.
/clear - wis de Bigmind-chatgeschiedenis voor het huidige WhatsApp-gesprek.

Gegevensverwerking en privacy

Verwerking door Meta: Berichten die via WhatsApp worden verzonden, worden verwerkt door Meta. Organisatie-eigenaren moeten dit erkennen voordat ze Bigmind op WhatsApp inschakelen.
Alleen geverifieerde gebruikers: Bigmind reageert alleen op WhatsApp-gebruikers van wie het telefoonnummer in Bigmind is geverifieerd.
Werkruimte moet zijn ingeschakeld: Bigmind op WhatsApp werkt alleen voor organisaties waar de functie is ingeschakeld en de toestemming is geaccepteerd.
Apart synchronisatiepad: WhatsApp Web-synchronisatie en Bigmind op WhatsApp zijn onafhankelijk. Het uitschakelen van de ene optie verwijdert de andere niet automatisch.

Problemen oplossen

De verificatiecode komt niet aan: Controleer of het telefoonnummer in internationaal formaat is ingevoerd en of de gebruiker WhatsApp-berichten op dat nummer kan ontvangen.
Bigmind reageert niet in WhatsApp: Controleer of het telefoonnummer is geverifieerd, de organisatie Bigmind op WhatsApp heeft ingeschakeld en de gebruiker nog lid is van die organisatie.
De verkeerde werkruimte wordt gebruikt: Gebruik /switch in WhatsApp of werk de actieve werkruimte bij onder Settings → Profile.
Gesynchroniseerde WhatsApp-berichten worden niet toegewezen: Controleer of de relevante CRM-records bestaan en of activiteitstoewijzing is geconfigureerd. Zie Activiteitstoewijzing.