Effectief teambeheer in Bigmind houdt in dat je rollen, machtigingen begrijpt en weet hoe je de beveiliging van je organisatie handhaaft terwijl je productiviteit mogelijk maakt. Deze gids behandelt alles wat je moet weten over het beheren van je team.
Toegang tot Ledenbeheer
Organisatie-eigenaren en beheerders kunnen teamleden beheren via:
- Navigeer naar Organisatie-instellingen
- Ga naar Bedrijf > Teamleden
- Bekijk alle huidige leden, openstaande uitnodigingen en roltoewijzingen
Rollen en Machtigingen Begrijpen
Bigmind gebruikt een rolgebaseerd toegangscontrolesysteem met vier hoofdrollen:
Eigenaar
Het hoogste toegangsniveau met volledige controle over de organisatie:
- Alle Beheertoegang: Kan alle organisatie-instellingen bekijken en wijzigen
- Financiële Controle: Beheer facturering, abonnementen en betalingsmethoden
- Ledenbeheer: Uitnodigen, verwijderen en rollen wijzigen van elk lid
- Gegevensbeheer: Configureer integraties, exportinstellingen en gegevensbronnen
- Organisatiecontrole: Kan organisatie verwijderen of eigendom overdragen
- Beveiliging: Kan niet worden verwijderd door andere leden
Beheerder
Brede beheertoegang met enkele beperkingen:
- Instellingentoegang: Kan de meeste organisatie-instellingen en functies configureren
- Teambeheer: Kan leden uitnodigen en rollen toewijzen (behalve Eigenaar)
- Integratiebeheer: CRM, communicatie en andere integraties instellen en beheren
- Inhoudsbeheer: Playbooks, sjablonen en enablementmaterialen beheren
- Analytics Toegang: Rapporten en dashboards bekijken en configureren
- Beperkingen: Kan geen toegang tot facturering of organisatie verwijderen
Manager
Teamleiderschapsrol gericht op prestatiebeheer:
- Team Analytics: Prestatiemetrieken en rapporten voor hun team bekijken
- Coachingtools: Toegang tot scorecards, coachingfuncties en prestatietracking
- Meetingtoezicht: Teammeetings en gespreksanalyse beoordelen
- Doelbeheer: Doelen instellen en volgen voor teamleden
- Beperkt Beheer: Kan organisatie-instellingen niet wijzigen of andere teams beheren
Lid
Standaard gebruikerstoegang voor individuele bijdragers:
- Kernfuncties: Eigen meetings opnemen, analyseren en beoordelen
- Inhoudsaccess: Gedeelde playbooks, sjablonen en trainingsmaterialen bekijken
- Persoonlijke Analytics: Toegang tot eigen prestatiemetrieken en inzichten
- Samenwerking: Meetings delen en becommentariëren binnen hun toegangsniveau
- Beperkt Bereik: Kan geen toegang tot organisatie-instellingen of gegevens van andere leden
Bestaande Leden Beheren
Ledeninformatie Bekijken
In de sectie Teamleden kun je zien:
- Ledenlijst: Alle actieve leden met hun namen, e-mails en rollen
- Statusindicatoren: Actief, inactief of openstaande uitnodigingsstatus
- Laatste Activiteit: Wanneer elk lid voor het laatst Bigmind heeft gebruikt
- Lid Sinds: Wanneer elk lid zich bij de organisatie heeft aangesloten
Ledenrollen Wijzigen
Om de rol van een lid te wijzigen:
- Zoek het lid in de teamlijst
- Klik op hun huidige rol of het instellingenpictogram
- Selecteer de nieuwe rol uit de dropdown
- Bevestig de wijziging
- Het lid wordt op de hoogte gesteld van de rolwijziging
Leden Verwijderen
Om iemand uit je organisatie te verwijderen:
- Klik op het menu-icoon naast de naam van het lid
- Selecteer "Verwijderen uit Organisatie"
- Bevestig de verwijdering
- Het lid verliest onmiddellijk toegang
- Hun gegevens en meetingopnames blijven in de organisatie
Geavanceerd Machtigingenbeheer
Aangepaste Machtigingen
Naast standaardrollen kun je gedetailleerde machtigingen configureren:
- Functietoegang: Controleer welke functies elke rol kan gebruiken
- Gegevenszichtbaarheid: Beperk toegang tot specifieke teams of afdelingen
- Integratiemachtigingen: Controleer wie integraties kan wijzigen
- Exportrechten: Beheer wie organisatiegegevens kan exporteren
Teamhiërarchieën
Organiseer leden in teams met hiërarchische toegang:
- Afdelingsstructuur: Creëer teams gebaseerd op je bedrijfsstructuur
- Managertoewijzing: Wijs managers toe om specifieke teams te overzien
- Cross-team Toegang: Configureer toegang over teamgrenzen heen
- Rapportagelijnen: Stel juiste rapportage- en zichtbaarheidsstructuren in
Beveiliging en Compliance
Toegangsbeoordelingen
Beoordeel en controleer regelmatig ledentoegang:
- Kwartaalbeoordelingen: Controleer of rollen en machtigingen nog steeds passend zijn
- Activiteitsmonitoring: Beoordeel ledenactiviteit en toegangspatronen
- Offboarding: Zorg ervoor dat vertrekkende werknemers prompt worden verwijderd
- Rolwijzigingen: Update machtigingen wanneer werknemers van functie veranderen
Beveiligingsfuncties
- Sessiebeheer: Forceer uitloggen bij beveiligingsincidenten
- Loginmonitoring: Volg loginpogingen en locaties
- Gegevenstoegangslogs: Monitor wie gevoelige informatie benadert
- Machtigingswijzigingen: Log alle rol- en machtigingswijzigingen
Beste Praktijken
Roltoewijzingsstrategie
- Principe van Minimale Privileges: Geef gebruikers de minimale toegang die nodig is voor hun rol
- Regelmatige Beoordelingen: Beoordeel periodiek of rollen bijgewerkt moeten worden
- Duidelijk Eigendom: Heb ten minste twee Eigenaren om lockouts te voorkomen
- Gedocumenteerd Beleid: Onderhoud duidelijk beleid over wie welke toegang krijgt
Onboarding en Offboarding
- Gestructureerde Onboarding: Heb een checklist voor nieuwe ledensetup
- Progressieve Toegang: Begin met basismachtigingen en breid uit naar behoefte
- Trainingsvereisten: Zorg ervoor dat leden hun machtigingen begrijpen
- Schone Offboarding: Verwijder toegang onmiddellijk wanneer iemand vertrekt
Veelvoorkomende Problemen Oplossen
Machtigingsproblemen
- Toegang Geweigerd: Controleer of de rol van de gebruiker de benodigde machtigingen bevat
- Ontbrekende Functies: Verifieer dat de functie is ingeschakeld voor hun rol
- Gegevenszichtbaarheid: Bevestig team- en afdelingstoegangsinstellingen
Rolwijzigingen Worden Niet Doorgevoerd
- Vraag de gebruiker om uit te loggen en opnieuw in te loggen
- Controleer of er gecachte machtigingen zijn
- Verifieer dat de rolwijziging correct is opgeslagen
Meerdere Organisaties
- Gebruikers kunnen lid zijn van meerdere organisaties met verschillende rollen
- Elke organisatie beheert zijn eigen ledenlijst onafhankelijk
- Gebruikers schakelen tussen organisaties vanaf hun dashboard