De Google Workspace-integratie verbindt Bigmind met het Google Workspace-domein van je bedrijf, zodat we agenda-events en e-mailgesprekken voor je team kunnen synchroniseren (zonder dat elke gebruiker apart hoeft te koppelen).
Company-wide vs personal (en waarom dit uitmaakt)
Bigmind ondersteunt twee manieren om communicatiegegevens te verbinden. Welke je gebruikt bepaalt of je Google Workspace moet instellen of integraties per gebruiker moet koppelen:
- Company-wide modus (aanbevolen voor teams): Een admin installeert Bigmind één keer in Google Workspace, en Bigmind kan agenda/e-mail synchroniseren voor domeingebruikers (afhankelijk van admin-instellingen en welke gebruikers gelicentieerd/ingeschakeld zijn). In deze modus gebeurt setup via Instellingen → Communication data → Google Workspace.
- User-by-user modus: Elke teamlid koppelt zijn/haar eigen agenda en e-mail (bijv. Google Calendar + Gmail). Eigenaren kunnen teamvoortgang zien, maar elke gebruiker autoriseert zijn eigen verbinding.
- Persoonlijke workspace (solo): Als je Bigmind individueel gebruikt (niet in een organisatie-tenant), koppel je je agenda/e-mail direct via het Integrations-scherm.
Zie je de Google Workspace-optie niet? Dan staat je organisatie mogelijk in User-by-user modus. Organisatie-eigenaren kunnen de modus wijzigen via de setup flow (“Change setup mode”).
Wat je krijgt met Google Workspace
- Agenda sync: Importeer agenda-events zodat Bigmind meetings kan koppelen aan de juiste mensen, accounts en deals.
- E-mail sync: Importeer e-mailthreads zodat Bigmind het volledige klantgesprek begrijpt (voor en na meetings).
- Betere attributie: Met agenda + e-mailcontext kan Bigmind activiteiten betrouwbaarder toewijzen aan de juiste CRM-records.
- E-mail versturen vanuit Bigmind (optioneel): Gebruik de “Send email”-tool om e-mails met AI te draften; daarna reviewt de gebruiker en klikt handmatig op Send.
- Meeting recordings (optioneel): Als opnames zijn ingeschakeld en je team ze in Bigmind wil bekijken, kan Bigmind opnames uit Google ophalen en tonen.
- Google Drive files (optioneel): Koppel Drive zodat proposals, contracten en andere documenten in context kunnen komen en gekoppeld kunnen worden aan de juiste CRM-records.
Dataveiligheid en waar je dit terugziet in Bigmind
- Versleutelde opslag: Geïmporteerde e-mailcontent en agenda-event data worden op een versleutelde manier opgeslagen.
- Zichtbaar in de app: Als je een CRM hebt gekoppeld, kan Bigmind geïmporteerde e-mails en agenda-events koppelen aan CRM-records (Contacts, Leads, Accounts, Deals). Deze koppelingen zijn zichtbaar in de Bigmind app in de relevante activity/context views.
Wil je precies weten hoe matching werkt (en wat je kunt configureren)? Lees dan Activity attribution.
Setup-overzicht
- Verifieer je organisatiedomein in Bigmind (vereist). De integratie wordt per domein geconfigureerd.
- Installeer de Bigmind app via Google Workspace Marketplace voor je domein. In Google Admin kun je optioneel toegang beperken tot specifieke Organization Units (OUs)—alleen gebruikers in ingeschakelde OUs kunnen Bigmind’s Google features gebruiken.
- Verbind in Bigmind via Instellingen → Communication data → Google Workspace.
- Kies wat je importeert (Agenda-events, E-mails). Imports draaien alleen als de verbinding gezond is.
Integratie beperken tot een Organization Unit (OU)
Wanneer je Bigmind installeert via Google Workspace Marketplace, kun je in Google Admin de app inschakelen voor:
- Iedereen in het domein, of
- Alleen specifieke Organization Units (OUs) (handig voor gefaseerde rollout).
Als je Bigmind beperkt tot een OU, verschijnen gebruikers buiten die OU als not enabled (ook al is de domeininstallatie actief). Bigmind synchroniseert en geeft alleen toegang voor gebruikers in ingeschakelde OUs.
Waarom we elke OAuth-scope vragen
Bigmind gebruikt een domeinbrede Google Workspace-verbinding. Dit betekent dat je admin Bigmind op domeinniveau autoriseert, zodat we de data kunnen synchroniseren die je expliciet inschakelt (agenda en/of e-mail) voor gebruikers in je Workspace.
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
- Wat dit mogelijk maakt: Gebruikers in je Google Workspace-domein ophalen (via de Admin Directory API).
- Hoe Bigmind dit gebruikt: De Users-tabel tonen, bepalen welke gebruikers syncbaar zijn, en per gebruiker agenda/e-mail sync uitvoeren.
- Waarde voor klanten: Eén domeinverbinding kan het hele team dekken (met inzicht in wie syncbaar is) in plaats van dat iedereen apart moet koppelen.
https://www.googleapis.com/auth/calendar
- Wat dit mogelijk maakt: Agenda-events lezen en notificaties (webhooks/watch channels) instellen voor bijna real-time updates.
- Hoe Bigmind dit gebruikt: Meetings importeren, updates bijhouden, en meetings koppelen aan de juiste mensen en CRM-records.
- Waarde voor klanten: Betere meeting coverage (incl. wijzigingen) en nauwkeurigere attributie—zonder handmatig loggen.
- Let op: Bigmind maakt of bewerkt geen agenda-events als onderdeel van deze integratie.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly
- Wat dit mogelijk maakt: Gmail-berichten (metadata en benodigde content) lezen voor e-mailsync.
- Hoe Bigmind dit gebruikt: E-mailgesprekken importeren zodat deal context ook e-mail omvat (naast meetings).
- Waarde voor klanten: Completer beeld van engagement, betere follow-ups, en betere AI-output doordat Bigmind het hele gesprek ziet.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose en https://www.googleapis.com/auth/gmail.send
- Wat dit mogelijk maakt: Een draft maken en e-mail versturen via het Gmail-account van de gebruiker.
- Hoe Bigmind dit gebruikt: De Send email-tool. Bigmind kan een voorstel genereren, maar de gebruiker reviewt en bevestigt altijd expliciet voordat er wordt verzonden.
- Waarde voor klanten: Snellere, betere follow-ups met human-in-the-loop controle.
- Belangrijk: E-mails worden standaard nooit automatisch verzonden. Automatisch verzenden wordt alleen ingeschakeld als de klant dit expliciet aanvraagt via de account manager.
https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly
- Wat dit mogelijk maakt: Google Meet conference/recording metadata lezen.
- Hoe Bigmind dit gebruikt: Recordings ontdekken en tonen alleen wanneer een meeting een recording heeft en de gebruiker de recording in Bigmind wil bekijken.
- Waarde voor klanten: Eén plek om de meeting te reviewen (transcript, inzichten en recording).
https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly en https://www.googleapis.com/auth/drive.file
- Wat dit mogelijk maakt: Bestanden in Google Drive benaderen.
- Hoe Bigmind dit gebruikt: Google Meet recordings ophalen (recordings worden in Drive opgeslagen) en Drive documenten (proposals, contracten, etc.) in context brengen en koppelen aan de juiste CRM-records.
- Waarde voor klanten: Betere deal context en makkelijker samenwerken door documenten aan accounts/deals te koppelen.
- Privacy model: Deze scopes worden gebruikt voor user-initiated acties (bijv. een recording laden in een meeting page, of een relevante Drive file koppelen). Bigmind “crawlt” je Drive niet willekeurig.
https://www.googleapis.com/auth/appsmarketplace.license
- Wat dit mogelijk maakt: Controleren of de Bigmind Marketplace app geïnstalleerd en ingeschakeld is voor domein/gebruikers.
- Hoe Bigmind dit gebruikt: Health checks (zodat de UI duidelijk kan tonen of installatie compleet is en of specifieke gebruikers door adminbeleid/OU zijn ingeschakeld).
- Waarde voor klanten: Snellere, duidelijkere setup en troubleshooting—zonder giswerk.
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
- Wat dit mogelijk maakt: De admin-identiteit verifiëren voor connectiechecks.
- Hoe Bigmind dit gebruikt: Testen of OAuth/domeintoegang correct werkt.
- Waarde voor klanten: Betrouwbaardere diagnose en minder “het lijkt gekoppeld, maar sync draait niet” situaties.
Troubleshooting tips
- Status is “Disconnected”: Controleer Marketplace-installatie en of je organisatie een verified domain heeft in Bigmind.
- Status is “Partially connected”: Marketplace is geïnstalleerd, maar OAuth/domeintoegang is nog niet gezond. Reconnect en controleer permissies in Google Admin.
- Status is “Ready”: Verbinding is gezond, maar imports staan uit. Schakel Agenda en/of E-mail import in.
- Status is “Active”: Imports staan aan en sync zou moeten draaien.
- Sommige gebruikers hebben geen toegang: Controleer of de Marketplace app alleen voor specifieke OUs is ingeschakeld. Gebruikers buiten ingeschakelde OUs staan als not enabled.