Het machtigingssysteem van Bigmind geeft je gedetailleerde controle over welke gegevens teamleden kunnen zien en welke acties ze kunnen uitvoeren. Deze gids behandelt de drie belangrijkste concepten: teamleden, groepen en machtigingsbeleid.
Belangrijkste Concepten
Teamleden
Teamleden zijn de mensen in je organisatie die Bigmind gebruiken. Elk lid heeft:
- Rol: Eigenaar of Lid, wat administratieve toegang bepaalt
- Machtigingsprofiel: Een machtigingsbeleid dat definieert welke gegevens ze kunnen zien
- Manager: Hun rapporterende manager, gebruikt voor hiërarchie-gebaseerde machtigingen
- Titel: Hun functietitel binnen de organisatie
Groepen
Groepen laten je teamleden organiseren in logische verzamelingen—zoals "Verkopers", "Sales Enablement" of "Customer Success". Groepen worden gebruikt voor:
- Cross-functionele toegang: Geef teams zoals sales enablement inzicht in verkopersmeetings zonder volledige admin-toegang
- Vereenvoudigde machtigingen: In plaats van toegang aan individuen te verlenen, verleen toegang aan hele groepen
- Flexibele organisatie: Een teamlid kan tot meerdere groepen behoren
Machtigingsbeleid
Machtigingsbeleid zijn herbruikbare profielen die exact definiëren wat een teamlid kan zien en doen. Wijs een beleid toe aan meerdere leden die hetzelfde toegangsniveau nodig hebben.
Voor informatie over het toevoegen van leden, toewijzen van rollen en instellen van rapportagestructuren, zie Leden en Rollen Beheren.
Groepen Aanmaken en Beheren
Om groepen te beheren:
- Navigeer naar Instellingen > Teamleden
- Zoek de sectie Groepen
Een Groep Aanmaken
- Klik op Groep aanmaken
- Voer een naam in (bijv. "Verkopers", "Sales Enablement")
- Voeg een optionele beschrijving toe
- Klik op Groep aanmaken
Leden aan een Groep Toevoegen
- Klik op het Gebruikers-icoon naast een groep om leden te beheren
- Selecteer de teamleden die je wilt toevoegen
- Bekijk de wijzigingen en bevestig
Teamleden kunnen tot meerdere groepen behoren, wat het gemakkelijk maakt om cross-functionele toegangspatronen in te stellen.
Machtigingsbeleid Aanmaken
Om machtigingsbeleid aan te maken en te beheren:
- Navigeer naar Instellingen
- Ga naar Machtigingen
- Klik op Nieuw profiel toevoegen
Beleidsinstellingen
Elk machtigingsbeleid beheert toegang over verschillende categorieën:
Gegevenstoegang
Voor meetings, e-mails, deals & accounts, coaching en insights kun je toegang instellen op:
- Alles: Toegang tot alles in de organisatie
- De teams van hun manager: Toegang tot gegevens van iedereen die aan dezelfde manager rapporteert
- Mensen die aan hen rapporteren: Toegang tot gegevens van hun directe rapporteurs
- Hun eigen: Alleen toegang tot hun eigen gegevens
- Mensen die in groepen zijn: Toegang tot gegevens van leden van specifieke groepen
De "groepen" optie is bijzonder krachtig voor cross-functionele teams. Bijvoorbeeld, een sales enablement team kan toegang krijgen om meetings, coaching-analyses en scorecards te bekijken voor iedereen in de "Verkopers" groep—zonder volledige admin-toegang nodig te hebben.
Engage
Beheer sjablonen en flows:
- Organisatiesjablonen en -flows aanmaken en beheren
- Persoonlijke sjablonen en flows aanmaken en beheren
- Persoonlijke sjablonen en flows delen met anderen
Enablement
Beheer enablement-content:
- Bedrijfssjablonen en -flows aanmaken en beheren
- Persoonlijke enablement-sjablonen en -flows aanmaken en beheren
- Persoonlijke enablement-content delen
CRM-beheer
- CRM-velden importeren: Nieuwe velden van je CRM aan Bigmind toevoegen
- CRM-velden bijwerken: Bestaande CRM-veldwaarden via Bigmind wijzigen
Gegevensexport
- Rapporten exporteren naar CSV: Meeting-, teamstatistieken- en coachingrapporten downloaden
AI-agents
- AI-agents aanmaken: Nieuwe agents bouwen voor automatisering
- AI-agents beheren: Agents configureren, bijwerken en verwijderen
- Agent-chats bekijken: Alle agent-gesprekken bekijken
Machtigingsbeleid Toewijzen
Er zijn twee manieren om een machtigingsbeleid toe te wijzen:
Vanaf de Machtigingenpagina
- Ga naar Instellingen > Machtigingen
- Klik op het menu van een beleid en selecteer Gebruikers toewijzen
- Selecteer de teamleden om toe te wijzen
- Bekijk en bevestig de wijzigingen
Vanaf de Teamledenpagina
- Ga naar Instellingen > Teamleden
- Klik op een lid om hun profiel te openen
- Ga naar het tabblad Toegang
- Selecteer een machtigingsprofiel uit de dropdown
Let op: Elk teamlid kan slechts één machtigingsprofiel tegelijk hebben. Het toewijzen van een nieuw profiel vervangt het vorige.
Voorbeeld: Sales Enablement Toegang
Zo stel je cross-functionele toegang in voor een sales enablement team:
- Maak een "Verkopers" groep aan en voeg al je sales reps toe
- Maak een machtigingsbeleid aan genaamd "Sales Enablement" met:
- Meetings: Mensen die in groepen zijn → selecteer "Verkopers"
- Coaching: Mensen die in groepen zijn → selecteer "Verkopers"
- Insights: Mensen die in groepen zijn → selecteer "Verkopers"
- Enablement: Bedrijfssjabloonbeheer inschakelen
- Wijs het beleid toe aan je sales enablement teamleden
Nu kan je enablement team verkopersmeetings, scorecards en coaching-analyses bekijken om betere trainingsinhoud te maken—terwijl je toegangscontroles strak blijven.
Beste Praktijken
- Begin met groepen: Stel eerst je groepen in, maak dan beleid dat ernaar verwijst
- Gebruik beschrijvende namen: Noem beleid naar de rol of het team waarvoor het is (bijv. "Sales Manager", "Sales Enablement")
- Voeg beschrijvingen toe: Documenteer waarvoor elk beleid is en wie eraan toegewezen moet worden
- Beoordeel regelmatig: Controleer je machtigingstoewijzingen elk kwartaal om te zorgen dat ze nog steeds passend zijn
- Principe van minimale privileges: Geef teamleden de minimale toegang die ze nodig hebben om hun werk te doen