Intégration WhatsApp

L’intégration WhatsApp comporte deux parties distinctes. Vous pouvez utiliser l’une, l’autre ou les deux selon la façon dont votre équipe travaille :

Synchroniser les messages vers Bigmind : utilisez l’extension de navigateur Bigmind avec WhatsApp Web pour synchroniser les conversations client dans l’activité Bigmind.
Bigmind sur WhatsApp : permettez aux utilisateurs vérifiés d’envoyer des messages au Bigmind AI Agent depuis WhatsApp avec le numéro WhatsApp de Bigmind.

Ces workflows sont séparés. La synchronisation des messages WhatsApp Web n’active pas automatiquement Bigmind sur WhatsApp, et l’activation de Bigmind sur WhatsApp ne remplace pas la synchronisation via WhatsApp Web.

#Partie 1 : synchroniser les messages vers Bigmind

La synchronisation des messages est destinée aux équipes qui utilisent WhatsApp avec leurs clients et veulent retrouver ces conversations dans Bigmind aux côtés des réunions, e-mails, notes, todos et autres activités de compte.

La synchronisation passe par l’extension de navigateur Bigmind pendant que vous utilisez WhatsApp Web. Lorsqu’un fil WhatsApp est synchronisé, Bigmind enregistre la conversation comme activité de communication et peut l’associer aux enregistrements CRM lorsqu’une correspondance est disponible.

À quoi sert la synchronisation des messages

Historique client : gardez les conversations WhatsApp importantes visibles sur le compte, contact, deal ou lead concerné.
Meilleur contexte pour le suivi : donnez aux reps et managers une vision plus complète de ce qui s’est passé en dehors des réunions et des e-mails.
Attribution d’activité : aidez Bigmind à relier les conversations WhatsApp aux bons enregistrements CRM lorsque c’est possible.

Fonctionnement de la synchronisation des messages

Installez l’extension de navigateur Bigmind et connectez-vous.
Ouvrez WhatsApp Web dans le même navigateur.
Utilisez l’action de synchronisation de l’extension pour le fil WhatsApp que vous voulez importer dans Bigmind.
Bigmind enregistre les messages synchronisés comme activité WhatsApp et les associe aux enregistrements CRM lorsque la correspondance réussit.

Pour la configuration générale de l’extension, consultez Installer l’extension Bigmind.

#Partie 2 : Bigmind sur WhatsApp

Bigmind sur WhatsApp s’adresse aux utilisateurs qui veulent interagir avec le Bigmind AI Agent depuis WhatsApp. C’est particulièrement utile pour les équipes terrain qui ont besoin de réponses rapides avant une visite client, veulent capturer des notes immédiatement après une réunion, ou doivent créer et mettre à jour des todos depuis leur téléphone.

Ce que les utilisateurs peuvent faire depuis WhatsApp

Demander du contexte de compte : posez des questions sur un compte, une réunion à venir, des notes récentes, des todos ouverts ou le prochain suivi.
Capturer des notes : demandez à Bigmind de mémoriser une note sur un compte, contact, deal ou lead.
Créer et mettre à jour des todos : créez un todo, listez les todos, marquez un todo comme terminé ou mettez à jour une date d’échéance.
Utiliser les messages vocaux : envoyez un message vocal WhatsApp et Bigmind utilise la transcription comme demande.
Changer d’espace de travail : si un utilisateur appartient à plusieurs organisations, il peut choisir l’espace de travail que WhatsApp doit utiliser.

Configuration admin

Accédez à Settings → Communication data → WhatsApp.
Ouvrez la section Bigmind on WhatsApp.
Activez Bigmind sur WhatsApp pour l’espace de travail.
Confirmez l’accusé de réception indiquant que les données partagées ou demandées via WhatsApp par les utilisateurs seront traitées par Meta.

Bigmind enregistre l’utilisateur qui a accepté l’accusé de réception ainsi que l’heure de l’acceptation. Si le consentement est ensuite révoqué, l’ancien enregistrement de consentement reste disponible comme référence historique.

Configuration utilisateur

Accédez à Settings → Profile.
Saisissez un numéro de téléphone sous Phone number.
Sélectionnez Confirm. Bigmind envoie un code de vérification à ce numéro sur WhatsApp.
Saisissez le code de vérification dans la boîte de dialogue.
Une fois le numéro vérifié, envoyez directement un message au numéro WhatsApp de Bigmind.

Les utilisateurs peuvent dissocier leur numéro de téléphone depuis la même page de profil. La dissociation supprime l’accès WhatsApp futur pour ce numéro.

Plusieurs organisations

Si un utilisateur appartient à plusieurs organisations où Bigmind sur WhatsApp est activé, Bigmind doit savoir quel espace de travail utiliser. Les utilisateurs peuvent définir leur espace de travail actif depuis Settings → Profile, ou utiliser /switch dans WhatsApp pour choisir un espace de travail.

Commandes WhatsApp

/switch - choisir l’espace de travail actif pour les futurs messages WhatsApp.
/clear - effacer l’historique de chat Bigmind pour la conversation WhatsApp actuelle.

#Traitement des données et confidentialité

Traitement par Meta : les messages envoyés via WhatsApp sont traités par Meta. Les propriétaires d’organisation doivent en accuser réception avant d’activer Bigmind sur WhatsApp.
Utilisateurs vérifiés uniquement : Bigmind répond uniquement aux utilisateurs WhatsApp dont le numéro de téléphone a été vérifié dans Bigmind.
Activation requise pour l’espace de travail : Bigmind sur WhatsApp fonctionne uniquement pour les organisations où la fonctionnalité a été activée et où le consentement a été accepté.
Synchronisation séparée : la synchronisation WhatsApp Web et Bigmind sur WhatsApp sont indépendantes. Désactiver l’une ne supprime pas automatiquement l’autre.

#Dépannage

Le code de vérification téléphonique n’arrive pas : vérifiez que le numéro est saisi au format international et que l’utilisateur peut recevoir des messages WhatsApp sur ce numéro.
Bigmind ne répond pas dans WhatsApp : vérifiez que le numéro de téléphone est vérifié, que l’organisation a activé Bigmind sur WhatsApp et que l’utilisateur est toujours membre de cette organisation.
Le mauvais espace de travail est utilisé : utilisez /switch dans WhatsApp ou mettez à jour l’espace de travail actif sous Settings → Profile.
Les messages WhatsApp synchronisés ne sont pas attribués : vérifiez que les enregistrements CRM concernés existent et que l’attribution d’activité est configurée. Consultez Attribution d’activité.