L’intégration Google Workspace connecte Bigmind au domaine Google Workspace de votre entreprise afin de synchroniser les événements de calendrier et les conversations e-mail pour toute votre équipe (sans demander à chaque utilisateur de connecter son compte individuellement).
Company-wide vs personal (et pourquoi c’est important)
Bigmind propose deux façons de connecter les données de communication. Le mode choisi détermine si vous devez configurer Google Workspace ou connecter les outils utilisateur par utilisateur :
- Mode “Company-wide” (recommandé pour les équipes) : Un admin installe Bigmind une seule fois dans Google Workspace, puis Bigmind peut synchroniser calendrier/e-mail pour les utilisateurs du domaine (selon vos paramètres d’administration et les utilisateurs licenciés/activés). Dans ce mode, la configuration se fait via Settings → Communication data → Google Workspace.
- Mode “User-by-user” : Chaque membre de l’équipe connecte son propre calendrier et sa messagerie (par ex. Google Calendar + Gmail). Les owners peuvent voir l’avancement, mais chaque utilisateur autorise sa propre connexion.
- Espace personnel (solo) : Si vous utilisez Bigmind en individuel (hors tenant “organization”), vous connectez votre calendrier/e-mail depuis l’écran Integrations.
Si vous ne voyez pas l’option Google Workspace, votre organisation est peut-être en mode User-by-user. Les owners peuvent changer de mode depuis le parcours de setup (“Change setup mode”).
Ce que Google Workspace apporte
- Synchronisation du calendrier : Import des événements pour relier les réunions aux bonnes personnes, comptes et deals.
- Synchronisation des e-mails : Import des threads e-mail pour que Bigmind comprenne l’ensemble de la conversation client (avant et après les réunions).
- Meilleure attribution : Avec le contexte calendrier + e-mail, Bigmind attribue plus fiablement l’activité aux bons enregistrements CRM.
- Envoi d’e-mails depuis Bigmind (optionnel) : Utilisez l’outil “Send email” pour générer un brouillon avec l’IA, puis l’utilisateur relit et clique manuellement sur Send.
- Enregistrements de réunion (optionnel) : Si l’enregistrement est activé et que l’équipe veut le voir dans Bigmind, Bigmind peut récupérer et afficher l’enregistrement depuis Google.
- Fichiers Google Drive (optionnel) : Connectez Drive pour que des propositions, contrats et autres documents puissent être ajoutés au contexte et associés aux bons enregistrements CRM.
Sécurité des données et où vous le verrez dans Bigmind
- Stockage chiffré : Le contenu e-mail importé et les données d’événements calendrier sont stockés de manière chiffrée.
- Visible dans l’app : Avec un CRM connecté, Bigmind peut associer les e-mails et événements importés à des enregistrements CRM (Contacts, Leads, Accounts, Deals). Ces associations sont visibles dans l’app Bigmind dans les vues d’activité/contexte pertinentes.
Pour comprendre exactement comment le matching fonctionne (et ce que vous pouvez configurer), consultez Activity attribution.
Vue d’ensemble de la configuration
- Vérifiez le domaine de votre organisation dans Bigmind (obligatoire). L’intégration est configurée par domaine.
- Installez l’app Bigmind depuis Google Workspace Marketplace pour votre domaine. Dans Google Admin, vous pouvez optionnellement limiter l’accès à certaines Organization Units (OUs) — seuls les utilisateurs dans les OUs activées pourront utiliser les fonctionnalités Google de Bigmind.
- Connectez dans Bigmind via Settings → Communication data → Google Workspace.
- Choisissez quoi importer (événements de calendrier, e-mails). Les imports ne démarrent que si la connexion est saine.
Limiter l’intégration à une Organization Unit (OU)
Lors de l’installation via Google Workspace Marketplace, Google Admin permet d’activer l’app pour :
- Tout le monde dans le domaine, ou
- Seulement certaines Organization Units (OUs) (utile pour un déploiement progressif).
Si vous limitez Bigmind à une OU, les utilisateurs en dehors de cette OU apparaîtront comme not enabled (même si l’installation au niveau du domaine est active). Bigmind ne synchronise et ne donne accès qu’aux utilisateurs dans les OUs activées.
Pourquoi nous demandons chaque scope OAuth
Bigmind utilise une connexion Google Workspace au niveau du domaine. Cela signifie qu’un admin autorise Bigmind au niveau du domaine afin de synchroniser uniquement les données que vous activez (calendrier et/ou e-mail) pour les utilisateurs de votre Workspace.
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
- Ce que cela permet : Lister les utilisateurs de votre domaine (Admin Directory API).
- Usage dans Bigmind : Afficher la table Users, déterminer quels utilisateurs sont éligibles à la synchro, et exécuter la synchro calendrier/e-mail par utilisateur.
- Valeur client : Une seule connexion domaine couvre l’équipe entière (avec visibilité sur qui est synchronisable) sans dépendre d’autorisations individuelles.
https://www.googleapis.com/auth/calendar
- Ce que cela permet : Lire les événements et configurer des notifications de changements (webhooks/watch channels) pour des mises à jour quasi en temps réel.
- Usage dans Bigmind : Importer les réunions, maintenir les données à jour, et associer les réunions aux bonnes personnes et enregistrements CRM.
- Valeur client : Meilleure couverture (y compris modifications/replanifications) et attribution plus précise—sans saisie manuelle.
- Note : Bigmind ne crée ni ne modifie vos événements de calendrier dans le cadre de cette intégration.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly
- Ce que cela permet : Lire les messages Gmail (métadonnées et contenu nécessaire) pour synchroniser les threads.
- Usage dans Bigmind : Importer les conversations e-mail afin d’avoir le contexte complet d’un deal (pas seulement les réunions).
- Valeur client : Vision plus complète de l’engagement, meilleurs follow-ups, et sorties IA de meilleure qualité car Bigmind voit toute la conversation.
https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose et https://www.googleapis.com/auth/gmail.send
- Ce que cela permet : Créer un brouillon et envoyer un e-mail via le compte Gmail de l’utilisateur.
- Usage dans Bigmind : L’outil Send email. Bigmind peut générer une suggestion, mais l’utilisateur doit toujours relire et confirmer explicitement avant l’envoi.
- Valeur client : Des follow-ups plus rapides et de meilleure qualité, avec contrôle humain.
- Important : Les e-mails ne sont jamais envoyés automatiquement par défaut. L’envoi automatisé n’est activé que si le client le demande explicitement via son account manager.
https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly
- Ce que cela permet : Lire les métadonnées Google Meet (conférences/enregistrements).
- Usage dans Bigmind : Découvrir et afficher les enregistrements uniquement quand l’enregistrement est activé et que l’utilisateur choisit de le voir dans la page de meeting Bigmind.
- Valeur client : Un seul endroit pour revoir la réunion (transcript, insights, et recording).
https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly et https://www.googleapis.com/auth/drive.file
- Ce que cela permet : Accéder aux fichiers stockés dans Google Drive.
- Usage dans Bigmind : Récupérer les enregistrements Google Meet (stockés dans Drive) et utiliser des documents Drive (propositions, contrats, etc.) comme contexte et les associer aux bons enregistrements CRM.
- Valeur client : Un meilleur contexte deal et une collaboration plus simple en reliant les documents aux comptes/deals.
- Privacy model : Ces scopes sont utilisés pour des actions initiées par l’utilisateur (par ex. charger un enregistrement dans une page de meeting, ou associer un fichier Drive pertinent). Bigmind ne “crawl” pas votre Drive sans discernement.
https://www.googleapis.com/auth/appsmarketplace.license
- Ce que cela permet : Vérifier si l’app Marketplace Bigmind est installée et activée pour votre domaine/utilisateurs.
- Usage dans Bigmind : Health checks (afficher clairement si l’installation est complète et si certains utilisateurs sont activés par la politique admin/OU).
- Valeur client : Setup et troubleshooting plus rapides, avec des diagnostics clairs.
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
- Ce que cela permet : Vérifier l’identité de l’admin utilisée pour les checks de connexion.
- Usage dans Bigmind : Tester que l’accès OAuth/domaine fonctionne correctement.
- Valeur client : Diagnostics plus fiables et moins de situations “connecté mais pas de synchro”.
Conseils de dépannage
- Statut “Disconnected” : Vérifiez l’installation Marketplace et que votre organisation a bien un domaine vérifié dans Bigmind.
- Statut “Partially connected” : Marketplace est installé, mais l’accès OAuth/domaine n’est pas encore sain. Reconnectez et vérifiez les autorisations dans Google Admin.
- Statut “Ready” : La connexion est saine, mais les imports sont désactivés. Activez l’import Calendrier et/ou E-mails.
- Statut “Active” : Les imports sont activés et la synchro devrait être en cours.
- Certains utilisateurs n’y ont pas accès : Vérifiez si l’app Marketplace est activée seulement pour certaines OUs. Les utilisateurs hors OUs activées apparaîtront comme not enabled.