L’attribution d’activité est la façon dont Bigmind relie l’activité de communication (e-mails, événements calendrier, réunions) aux bons enregistrements CRM (Contacts, Leads, Accounts et Deals). Cela alimente les “activity timelines” et maintient le contexte deal connecté—sans saisie manuelle.
Si vous n’avez pas encore connecté les données de communication, commencez par l’intégration Google Workspace.
Où configurer l’attribution d’activité
Les owners peuvent configurer l’attribution via Settings → CRM → Activity attribution.
Ce que Bigmind essaie d’attribuer
- E-mails : importés depuis Google (Gmail / Google Workspace) et utilisés pour faire correspondre expéditeurs/destinataires aux enregistrements CRM.
- Événements calendrier : importés depuis Google Calendar / Google Workspace et utilisés pour faire correspondre organisateurs/participants aux enregistrements CRM.
- Réunions : les meeting sessions capturées dans Bigmind peuvent aussi être attribuées via les participants externes.
Attribution “forward” vs attribution rétroactive
Bigmind gère deux “directions” d’attribution pour que les liens CRM restent corrects même lorsque les données évoluent.
Attribution forward (nouvelle activité → enregistrements CRM existants)
Lorsque Bigmind importe de nouveaux e-mails/événements (ou capture de nouvelles sessions), il applique automatiquement vos règles pour relier l’activité aux meilleurs Contacts/Leads/Accounts/Deals correspondants.
Attribution rétroactive (quand les relations changent plus tard)
Parfois, le CRM change après que l’activité existe déjà. L’attribution rétroactive permet de “rattraper” :
- E-mails existants pour des enregistrements CRM créés plus tard : si un Contact/Lead/Account est créé ensuite, vous pouvez relancer l’attribution pour relier des activités plus anciennes.
- Activités existantes liées à des Deals créés plus tard : si un Deal est créé après que des activités existent déjà pour ses Contacts, Bigmind peut backfiller ces activités sur le Deal.
Vous pouvez déclencher ce traitement depuis la page via Re-attribute Activities :
- Incremental sync : traiter les nouveaux éléments / non traités.
- Full re-attribution : tout retraiter “from scratch” avec vos règles actuelles (utile après un changement de logique ou une amélioration de l’hygiène CRM).
Comment le matching fonctionne (niveau élevé)
L’attribution se fait en deux étapes :
- Trouver des candidats via des identifiants (e-mail, téléphone, domaine e-mail).
- Réduire via des filtres/règles de récence pour choisir le meilleur enregistrement s’il y a plusieurs candidats.
Ce que vous pouvez configurer
Bigmind permet de configurer l’attribution séparément pour chaque type d’objet CRM.
Activité → Contact
- Matching par e-mail : correspondance des expéditeurs/destinataires/participants avec des Contacts via l’adresse e-mail.
- Matching par téléphone : correspondance des participants via le numéro de téléphone.
- Filtres Contact : appliquer des filtres CRM pour réduire quand plusieurs Contacts correspondent.
- Champ de récence : choisir le Contact le plus “récent” via un champ date CRM.
Activité → Lead
- Matching par e-mail et par téléphone (même logique que pour Contacts).
- Filtres Lead pour réduire les correspondances.
- Champ de récence pour choisir le meilleur Lead.
Activité → Account
- Lookup par domaine e-mail : utiliser le domaine de l’e-mail externe pour trouver le bon Account.
- Matching e-mail Contact (pour Accounts) : attribuer aux Accounts ayant un Contact avec cet e-mail, même si le domaine Account ne correspond pas.
- Filtres Account pour réduire.
- Nombre de Contacts : préférer les Accounts avec plus de Contacts.
- Champ de récence : préférer l’Account le plus pertinent via un champ date.
Activité → Deal
- Participation du Deal owner : attribuer à un Deal si le owner participe (optional vs mandatory).
- Contacts du Deal : attribuer à un Deal si un Contact du Deal participe (optional vs mandatory).
- Filtres Deal pour réduire.
- Nombre de Contacts : préférer les Deals avec plus de Contacts.
- Logique de récence : préférer le Deal le plus pertinent via un champ date / “most recent entry”.
Tester avant de déployer (simulation)
Chaque section inclut un bouton Simulate. Utilisez-le pour tester comment vos règles attribueraient une activité pour un e-mail ou un numéro de téléphone avant d’enregistrer.